Как организовать фестиваль? Чек-лист по подготовке от Mamado.

Как самим организовать фестиваль? На этот вопрос сложно ответить без опыта проведения фестиваля. Мы в Mamado считаем, что общаться с нашими читателями и пользователями сервиса очень полезно. Ведь это не только сближает наши две аудитории, но и дает возможность понять их потребности, задать вопросы, посмотреть в глаза.

Пока проект находится на этапе роста, то всегда многие решения могут приниматься спонтанно, чтобы проверить на практике теоретический вопрос. Так и случилось с нашим летним фестивалем Mamado в Москве. Мы максимально экстремально приняли решение организовать фестиваль за два месяца. Чтобы вы понимали, многие фестивали планируются за год, как минимум полгода. Но мы решили рискнуть, уж очень хотелось попробовать на себе опыт проведения такого мероприятия.

Давайте сначала разберемся из каких этапов состоит подготовка фестиваля, в данном случае летом в парке. Маленькое уточнение, на этапе первого фестиваля многие моменты узнаешь уже в процессе, а иногда уже и после фестиваля, поэтому если планируете проводить свое мероприятие, то наш список будет очень полезным чек-листом на старте.

Чек-лист по подготовке фестиваля летом в парке (скачать подробный чек-лист можно будет в конце статьи):

На этапе планирования необходимо выбрать тему, стилистику и образ фестиваля. Продумать целевую аудиторию и в чем будет интерес этой аудитории прийти к вам. А также решить с размером фестиваля – очень важно понимать на какое количество аудитории планируется мероприятие, от этого будет завесить этап подготовки и необходимость привлечения охраны, полиции и других структур.

Возможно, вы решите проводить фестиваль на несколько дней или только один день. От количества дней будут зависеть многие аспекты, такие как аренда места и оборудования, ночное размещение вещей партнеров. Мы решили проводить фестиваль одного дня, так как место выбрали в парке. Следующий фестиваль, который мы проводили в помещении, уже длился несколько дней.

По Москве, например, локаций очень много. Но есть два основных направления, это государственные парки или частные территории. Везде есть свои плюсы и минусы. Первично, необходимо собрать информацию по государственным паркам и локациям, так как цена аренды там всегда ниже, но мучений с документами больше.

Напишите в сам парк и найдите ответственное лицо за организацию мероприятий, уточните следующие данные: стоимость аренды, список необходимых документов, свободные даты, наличие подрядчиков, которые помогают с мероприятием – уборка после мероприятия, охрана, возможен ли анонс мероприятия на ресурсах парка. После получения списка требований к подготовке мероприятия, выберите подходящую локацию.

С фестивалем Mamado мы решили остановиться на Измайловском парке, так как соотношение стоимости и документов было оптимальным. И главное – парк очень хорошо собирал детскую аудиторию и предлагал хорошую доступность для посетителей. Первично мы так же рассматривали парк Царицыно, но все-таки для него лучше организовывать большой фестиваль и точно не в первый раз.

Одновременно с изучением государственных площадок обратите внимание на частные территории. Бюджеты при размещении на частных территориях намного выше, но и проблем с документами в разы меньше, особенно, если мероприятие срочное.

Существует множество агентств, которые занимаются организацией фестиваля под ключ. Если сказать, положа руку на сердце, то лучше проводить фестиваль с опытной командой, но тогда и бюджеты фестиваля должны быть соответствующие.

Так как для нас фестиваль был первый и хотелось понять все тонкости организации, чтобы в дальнейшем понимать всю кухню, плюс отсутствие больших бюджетов на организацию, то мы приняли решение в самостоятельной организации фестиваля.

Тут есть свои последствия – полное выгорание недели на две, каждый член команды становится многоруким многоногом, стресс и умение лавировать среди множества людей вопросов и состыковок. Но спустя время, есть гордость за то, что такой маленькой командой в четыре, а в плотном запуске в два человека, мы осилили это огромное событие. Поэтому решение только за вами. Конечно, с каждым новым запуском фестиваля, копится опыт, нарабатывается база контактов и становится все проще, но все зависит еще и от целей проведения.

Перед запуском проекта, необходимо свести все цифры, чтобы точно понимать на что рассчитывать. Конечно, есть вариант в организации фестиваля за 0 рублей. Это значит, что запускать и планировать фестиваль можно и без денежной поддержки, но только при наличии команды. Мы так и сделали.

Суть фестиваля еще и в том, что все траты предстоят за неделю и в день фестиваля, а продажа мест начинается заранее. Но в любом случае нужен расчет, чтобы понимать минимальную отметку, которую точно нужно заработать и верно рассчитать стоимость участия для партнеров фестиваля.

На этапе расчета нужно учесть максимальное количество всех затрат и заложить резерв. Тут не только суммы на аренду места, но еще и аренду оборудования, подарки, шатры и столы со стульями, фотографы и видеографы, розетки и подключение электричества, уборка и сопровождающий персонал, рекламные интеграции и анонсы. Возможно на этом этапе уже передумаете) Уточните цены на участие в подобных фестивалях и составьте прайс для партнеров с детализацией услуг, которые с вашей стороны будут оказаны в эту сумму.

На этапе запуска продаж, нужно предусмотреть и подготовить множество этапов. Первично пропишите всю цепочку взаимодействия с партнером вплоть до его присутствия на фестивале и поддержки после фестиваля.

Выпишите все артефакты проекта, данные о планируемой аудитории, описание самого фестиваля, фото и видео, известные рекламные каналы для анонса, возможно уже первые ваши партнеры по бартеру для создания доверия, фотографии места и план размещения на месте с выбором мест к размещению. Все эти данные необходимо будет переложить на сайт, а также в презентацию. Указать тарифы для участия партнеров.

Следующий шаг – это подготовка шаблона договора и счета, которые нужно будет заключать и подписывать с партнером. Обязательно создайте таблицу учета всех партнеров с этапами по организации для него услуг, контактами и комментариями.

Мы выбрали диск, на котором для каждого партнера создавали личную папку и закрепляли ее в чате телеграмм, чтобы всегда все материалы были под рукой. В папке хранилась информация о наших анонсах и данные от партнера, которые мы забирали для размещения в материалах фестиваля.

Мы сделали также отдельный сайт, ссылку на который отправляли партнеру после оплаты. На сайте были указаны все инструкции и шаги по участию, контакты и ссылки на материалы. Это очень удобно, когда один раз ты собираешь необходимую информацию в одном месте и далее минимизируешь количество поступающих вопросов от партнера.

Когда цепочка по работе с партнером готова и проведен инструктаж с отделом продаж, то можно переходить к самим продажам – e-mail рассылки, реклама, звонки, привлечение профильных блогеров.

Привлекать аудиторию лучше заранее. Для привлечения необходим отдельный сайт с информацией о мероприятии и с формой для заявки. Ближе к мероприятию по всем заявкам необходимо сделать рассылку с напоминанием о событии, а также можно знакомить аудиторию с партнерами фестиваля.

Использовать для анонса лучше все каналы, как платные, так и бесплатные. В какой-то момент, если событие интересное, то блогеры и чаты начнут писать о вашем событии на бесплатной основе, так как для них это тоже интересный контент для аудитории.

Мы при запуске анонса фестиваля практически не тратили деньги на рекламу, так как информация о фестивале начала распространяться сама, но для этого лучше выбирать правильные каналы для первичного информирования, а также обязательно задействовать партнеров в анонсах.

И вот наступает неделя до фестиваля, нужно провести итоговое собрание по всем блокам. Собрать данные по продажам и анонсам, согласовать информацию с поставщиками, проверить готовность всех партнеров. Проконтролировать готовность всех баннеров для сцены и входной группы, песни и список номеров для выступлений на сцене, подарки для розыгрышей и дополнительные атрибуты необходимые в день фестиваля.

На сам фестиваль лучше приезжать сильно заранее, чтобы все подготовить и проверить. По нашему опыту, не хватает трех часов, лучше брать запас часов 5 и потом спокойно попить кофе перед началом.

На самом деле, в каждом из этих пунктов еще очень много мелочей и дополнений. Кажется, что по подготовке к фестивалю можно написать книгу. Это действительно тяжелый труд. И только сила воли и желание помогут создать на фестивале настоящий праздник. Только пожалуйста потом, через недельку после фестиваля, уезжайте в отпуск, чтобы восполнить силы. Почему через недельку? Потому что есть еще и закрывающая часть, это статьи и фото отчеты, подписание актов с партнерами и закрытие всех вопросов в организации.

Но знаете, все эти труды и нервы стоили того, чтобы провести фестиваль. После первого фестиваля уже лучше понимаешь, как организовать следующий с меньшими потерями энергии. Есть кейсы - и продажи становятся проще. Есть аудитория, которая знает тебя и готова прийти в следующий раз. Я очень благодарна нашей команде, что они плечом к плечу стояли со мной рядом, это ценнейшие люди.